Stakeholder là gì? Ưu điểm của phương pháp tiếp cận dựa trên stakeholder

Stakeholder là gì?
Stakeholder là gì?

Các quyết định của doanh nghiệp khi đưa ra đều làm ảnh hưởng tới một nhóm người nhất định, có thể là những người trong doanh nghiệp hoặc ngoài doanh nghiệp. Những người đó được gọi là stakeholder. Vậy cụ thể stakeholder là gì? Hôm nay Wikisecret sẽ chia sẻ kiến thức bổ ích này tới bạn nhé!!!

Stakeholder là gì?

Stakeholders là những cá nhân, tổ chức hoặc nhóm người ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi những quyết định, hoạt động hay đầu tư của dự án. Stakeholder bao gồm cả những người gián tiếp bị ảnh hưởng bởi dự án, ảnh hưởng khá nhiều tới sự thành công tới các dự án của doanh nghiệp. Thông thường, stakeholder phải kể đến đến đó là project team, project sponsor, thành viên tổ chức và cả những thành viên ngoài tổ chức.

Stakeholder là gì?
Stakeholder là gì?

Ở những dự án quy mô nhỏ, stakeholder có thể là một danh sách không quá nhiều thành viên. Tuy nhiên ở những dự án với tầm cỡ toàn cầu thì stakeholder có thể trải dài trên nhiều quốc gia khác nhau, không giới hạn phạm vi. Hầu hết các stakeholder điều mong đợi và yêu cầu khác nhau đối với dự án, bạn cần phải làm việc với họ để biết được những yêu cầu này. Việc nắm bắt và tiếp cận được những yêu cầu của stakeholders là lợi thế để dự án được thành công.

Stakeholder có những nhóm nào?

Stakeholders đã được nhận định là một áp lực có tác động tới toàn bộ doanh nghiệp trong một lĩnh vực bất kỳ. Có thể chia stakeholder thành các nhóm như sau:

  • Nội bộ doanh nghiệp: người lao động, ban quản lý, hội đồng quản trị…
  • Các bên có liên quan trực tiếp: cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp, nhà tài trợ hay chủ nợ…
  • Các tổ chức và cá nhân bên ngoài doanh nghiệp (có liên quan gián tiếp): chính phủ, hiệp hội, cộng đồng hay các tổ chức quan trọng khác…

Quản trị stakeholder

Theo sự phân tích của chuyên gia quản trị dự án Rechel Thompson: “quản lý stakeholders là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với sự thành bạn của bất kỳ một dự án nào, trong bất kỳ mô hình tổ chức doanh nghiệp nào. Với việc tiếp cận đúng người, đúng cách, bạn có thể làm nên những thay đổi và thành công lớn lao trong quá trình thực hiện dự án…và trong cả sự nghiệp của bạn nói chung”.

Stakeholder là gì
Quản trị stakeholder

Quản trị stakeholders là một kiến thức quan trọng mà những người thành đạt sử dụng để dành được sự hỗ trợ từ người khác. Điều này giúp họ đảm bảo được dự án của mình thành công, làm nên sự khác biệt so với các dự án khác. Có hai yếu tố chính để quản trị stakeholder đó là: phân tích stakeholder và lập kế hoạch stakeholder. Mục đích của việc quản trị stakeholder đó là xác định những đối tượng chính, đóng vai trò quyết định đến thành công dự án và lôi kéo sự hỗ trợ giúp bạn đạt thành công.

Ưu điểm của phương pháp tiếp cận dựa trên stakeholder

Thông qua việc tiếp nhận ý kiến của đối tượng có ảnh hưởng, quyền hạn cao nhất để xây dựng dự án từ khi bắt đầu. Điều này giúp bạn giành được sự ủng hộ ngay từ buổi sơ khai, đồng thời nâng cao được chất lượng của dự án. Đây là cách thức giúp bạn có được nhiều nguồn lực hơn, yếu tố gia tăng cho sự thành công của dự án.
Bằng việc giao tiếp và trao đổi sớm với các đối tượng có liên quan, bạn có thể giúp họ biết được bạn đang làm gì, hiểu được đầy đủ những lợi ích mà dự án đem lại. Từ đó sẽ dễ dàng kêu gọi được sự sự chủ động giúp đỡ đến từ những đối tượng này.
Tiếp cận dựa trên stakeholder sẽ giúp bạn dự đoán được mọi người sẽ phản ứng như thế nào đối với dự án. Đây là yếu tố cần thiết để bạn chủ động có những phương thức nhằm lôi kéo sự ủng hộ của mọi người.

Đối tượng chính của stakeholder?

Hiểu biết nhiều hơn về đối tượng chính của stakeholder là một trong những việc làm rất cần thiết. Bạn cần phải biết họ cảm thấy như thế nào, phản ứng như thế nào về dự án, cách thức liên hệ với họ tốt nhất trong khuôn khổ dự án… Để làm tốt được công việc này, bạn cần phải trả lời một số câu hỏi then chốt:

Stakeholder là gì
Đối tượng chính của stakeholder?
  • Họ có mối quan tâm về tiền bạc hay tình cảm nào đối với kết quả làm việc của bạn?
  • Điều gì có thể thúc đẩy đối tượng này mạnh mẽ nhất?
  • Họ cần những thông tin gì từ dự án của bạn?
  • Cách thức họ muốn nhận thông tin như thế nào? Bạn nên chọn phương thức truyền đạt thông điệp nào là tốt nhất?
  • Quan điểm hiện tại của họ về dự án? Cả những quan điểm tích cực và tiêu cực.
  • Đối tượng nào có khả năng ảnh hưởng tới quan điểm của họ? Những người có ảnh hưởng tới họ này, ai sẽ là stakeholders quan trọng?
  • Trong trường hợp họ không tích cực cho bạn, điều gì có thể khiến họ thay đổi quan điểm?
  • Nếu không thể lôi kéo được sự ủng hộ từ họ, bạn có thể làm gì để kiểm soát phản ứng đó?
  • Những đối tượng nào có thể bị tác động bởi quan điểm của họ? Những người này có liên quan hay không? Có phải là một trong những stakeholder của bạn hay không?

Stakeholder trong phạm vi Quản lý dự án PMP®

Trong phạm vi kỳ thi PMP®, các bên liên quan (stakeholders) là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục.

Các bên liên quan trong dự án có thể bao gồm:

Sponsors (Các nhà tài trợ) có thể là các cá nhân hoặc nhóm cung cấp hỗ trợ tài chính, nguồn lực và sự hỗ trợ cho dự án. Nhà tài trợ chính thức ủy quyền cho dự án bằng cách ký vào bản điều lệ dự án.

Khách hàng và người sử dụng (Customers and users) sẽ phê duyệt các giao phẩm của dự án.

Người bán (Sellers) sẽ cung cấp các thành phần, sản phẩm hoặc dịch vụ cho dự án theo hợp đồng.

Các đối tác kinh doanh (Business partners) sẽ có mối quan hệ và vai trò kinh doanh đặc biệt với dự án chẳng hạn như thực hiện cài đặt, đào tạo hoặc hỗ trợ.

Các nhóm tổ chức (Organizational groups) là các bên liên quan nội bộ bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của nhóm dự án như pháp lý, tài chính, vận hành, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Các nhà quản lý chức năng/giám đốc phòng ban (Functional managers) quản lý các bộ phận tổ chức như nhân sự, tài chính, mua sắm, hoặc kế toán và những người hỗ trợ các hoạt động của dự án.

Các bên liên quan khác (Other stakeholders) đóng góp hoặc quan tâm đến các giao phẩm dự án như các cơ quan quản lý chính phủ, nhà tư vấn và các tổ chức tài chính.

Tip: Một kinh nghiệm để phân loại các bên liên quan trong một dự án là phân loại theo các phòng ban trong 1 tổ chức, sau đó có thêm 1 nhánh là các bên liên quan bên ngoài tổ chức! Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bên liên quan quan trọng nào trong một dự án.

Xác định Stakeholders như thế nào?

Stakeholder có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc họ sẽ ảnh hưởng tới các dự án theo cách tích cực hoặc tiêu cực. Điều này bao gồm cả khách hàng, người dùng, giám đốc dự án và đội nhóm thực hiện dự án, nhà tài trợ, người quản lý hoặc vận hành trong tổ chức, các bộ phận hoặc nhóm khác trong tổ chức (như phân tích kinh doanh, tiếp thị, mua sắm, chất lượng hoặc pháp lý) và người bên ngoài cung cấp dịch vụ cho dự án (nhà cung cấp, thầu phụ, …)…

 

Sự thành công dự án gắn liền với sự hài lòng của Stakeholders nên việc giữ cho Stakeholders hài lòng là việc rất quan trọng với người giám đốc dự án (Project Manager) trong mọi thể loại dự án.

Power/Interest Grid (lưới Quyền lực/Mối quan tâm) là một công cụ quan trọng để phân loại các stakeholders, trong đó các bên liên quan sẽ được phân loại theo cấp thẩm quyền của họ (quyền lực – power) và mức độ quan tâm của họ về kết quả của dự án (quan tâm – interest). Từ đó chúng ta có chiến lược quản lý các bên liên quan phù hợp:

Quyền lực CAO, Mối quan tâm CAO: Quản lý chặt chẽ. Với ví dụ trên thì các bên liên quan B, F, H cần được quản lý chặt chẽ. [High power / High interest: Manage Closely]
Quyền lực CAO, Mối quan tâm THẤP: Giữ hài lòng. Với ví dụ trên thì bên liên quan A cần được giữ hài lòng. [High power / Low interest: Keep Satisfied]
Quyền lực THẤP, Mối quan tâm CAO: Giữ thông tin. Với ví dụ trên thì các bên liên quan C, E cần được giữ thông tin. [Low power / High interest: Keep Informed]
Quyền lực THẤP, Mối quan tâm THẤP: Giám sát. Với ví dụ trên thì các bên liên quan D, G cần được giữ thông tin. [Low power / Low interest: Monitor]
PMP Tip: Đề thi PMP thường xuyên xuất hiện 2-3 câu hỏi về Power/Interest grid!

Vai trò của Stakeholders là gì?

Vai trò của các bên liên quan trong một dự án được xác định bởi Giám đốc dự án và chính các bên liên quan đó. Các bên liên quan nên tham gia vào việc lập kế hoạch dự án và quản lý dự án bằng cách tham gia vào:

Tạo ra điều lệ dự án và tuyên bố phạm vi dự án
Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
Phê duyệt thay đổi dự án và có thể nằm trong ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB)
Xác định các ràng buộc và giả định
Xác định yêu cầu
Quản lý rủi ro

Stakeholders trong dự án phần mềm

Trong môi trường dự án Agile trong dự án phần mềm, vai trò chủ sở hữu dự án được phụ trách bởi một người nào đó từ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm làm việc với nhóm Agile để ưu tiên các tính năng và chức năng. Có vai trò như sau:

Tham dự đánh giá và chấp nhận các giao phẩm được trình bày.
Là một chủ sở hữu rủi ro.
Tham gia đánh giá phase gate review
Được tham gia trong việc quản trị.
Xác định các vấn đề, sự cố.
Thu thập bài học kinh nghiệm.
Cung cấp đánh giá chuyên gia.

Stakeholder Engagement Assessment Matrix là gì?

Stakeholder Engagement Assessment Matrix (Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan) là một ma trận so sánh mức độ tham gia tương tác hiện tại và mức độ tham gia tương tác mong muốn của các bên liên quan. Ma trận này có thể được sử dụng để phân loại các bên liên quan của dự án thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên mức độ phân loại. Sự tương tác và tham gia của các bên liên quan sẽ thay đổi theo từng dự án. Các cấp độ phân loại có thể bao gồm 5 cấp độ:

Unaware (Không biết): Không biết về dự án và các tác động tiềm ẩn
Resistant (Kháng cự): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi
Neutral (Trung lập): Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ
Supportive (Hỗ trợ): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi
Leading (Dẫn đầu): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công
Trong Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan sau đây, mức độ tham gia của các bên liên quan được xác định. Mức độ tương tác hiện tại được biểu thị bằng chữ “C” (viết tắt của từ “Current engagement level”) và mức tương tác mong muốn được biểu thị bằng chữ “D” (viết tắt của từ “Desired engagement level”) đối với mỗi bên liên quan.

 

Khi đó chúng ta có thể nhận ra các khoảng cách giữa C và D đối với bất kỳ 1 stakeholder nào (với ví dụ ở hình trên thì Stakeholder 1 và Stakeholder 2). Từ đó giám đốc dự án cùng với đội nhóm dự án sẽ đề ra các giải pháp hành động để lấp đầy khoảng cách này. Đây cũng chính là cách áp dụng Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan nhằm gia tăng sự tương tác hỗ trợ của các bên liên quan, từ đó gia tăng xác suất thành công của dự án.

Tóm lại Project Manager cần chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan (nhất là các bên liên quan quan trọng), truyền đạt lại với nhóm, thiết lập quy trình làm việc và quản lý giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng giao phẩm và bàn giao dự án đúng hạn. Cần xác định các Stakeholder rất sớm từ khi dự án bắt đầu, ghi chú tất cả các thông tin yêu cầu liên quan và đánh giá ảnh hưởng của họ tới dự án, từ đó gia tăng khả năng thành công của dự án.

Hi vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những kiến thức bổ ích về stakeholder. Hãy like và share bài viết này nếu bạn thấy hay nhé!!!
Xem thêm: CIA là gì? Nội dung chương trình học CIA